Nota obciążeniowa - druk interaktywny

Szacowany czas czytania: 4-5 minut

Kluczowe wnioski:

• Nota obciążeniowa to dokument księgowy używany do transakcji nieobjętych VAT.
• Stosuje się ją m.in. do naliczania kar umownych i odsetek za opóźnienia.
• Prawidłowo wystawiona nota musi zawierać dane stron, opis zdarzenia i kwotę obciążenia.
• Nota obciążeniowa stanowi koszt uzyskania przychodu lub przychód podatkowy.

Spis treści:

1. Czym jest nota obciążeniowa?
2. Kiedy stosuje się notę obciążeniową zamiast faktury VAT?
3. Jakie elementy musi zawierać prawidłowo wystawiona nota obciążeniowa?
4. Jakie są podstawowe cechy charakterystyczne noty obciążeniowej?
   1. Brak opodatkowania VAT jako kluczowy wyróżnik
   2. Forma wystawienia i znaczenie jako dowodu księgowego
5. Jak wygląda proces wystawiania i przekazywania noty obciążeniowej?
6. Czy nota obciążeniowa stanowi koszt uzyskania przychodu lub przychód podatkowy?

Czym jest nota obciążeniowa?

Nota obciążeniowa, znana też jako nota księgowa obciążeniowa, to po prostu dokument używany w polskiej księgowości. Przydaje się do zapisywania takich operacji gospodarczych, które z jakiegoś powodu nie są objęte podatkiem VAT. Potwierdza ona, że jedna firma ma zapłacić drugiej określoną kwotę, ale nie wynika to ze sprzedaży towarów czy usług opodatkowanych VAT-em. Ważne: to nie jest faktura VAT ani refaktura i nie można jej używać zamiast nich, jeśli prawo wymaga właśnie faktury.

Kiedy stosuje się notę obciążeniową zamiast faktury VAT?

Notę obciążeniową wystawiasz tylko wtedy, gdy dana transakcja czy zdarzenie finansowe nie podpada pod przepisy o VAT. Nie użyjesz jej więc do zwykłej sprzedaży towarów czy usług, które są opodatkowane. To narzędzie do załatwiania spraw finansowych wynikających z innych umów czy przepisów. Kiedy konkretnie się przydaje? Na przykład do naliczania kar umownych, gdy kontrahent spóźnił się ze zleceniem, albo dostarczył usługę poniżej oczekiwań, a umowa przewiduje za to kary. Notą zażądasz też zapłaty odsetek za opóźnienia w płatnościach, jeśli nie dotyczą one transakcji VAT-owskich. Możesz nią również przerzucić na kogoś inne koszty niezwiązane z VAT, jak opłaty sądowe, skarbowe czy składki członkowskie, które zapłaciłeś za kogoś i chcesz odzyskać pieniądze. Przyda się też przy dochodzeniu odszkodowań, np. od ubezpieczyciela – formalnie przedstawisz kwotę roszczenia. Notą można też poprawiać błędy w innych papierach księgowych (o ile nie dotyczą VAT) albo obciążyć pracownika za zniszczenie firmowego sprzętu, jeśli regulamin lub umowa na to pozwala.

Jakie elementy musi zawierać prawidłowo wystawiona nota obciążeniowa?

Prawo nie dyktuje jednego konkretnego wzoru noty obciążeniowej, ale musi ona trzymać się wymogów dla dowodów księgowych z art. 21 Ustawy o rachunkowości. Żeby była w porządku, musi zawierać przynajmniej te informacje:

• rodzaj dowodu i jego unikalny numer w firmowej numeracji,
• dane obu stron: pełne nazwy i adresy firmy wystawiającej i odbierającej notę, plus ich NIP-y,
• datę wystawienia noty i datę samej operacji, jeśli była kiedy indziej,
• opis zdarzenia, które jest podstawą obciążenia (np. „Kara umowna za opóźnienie – umowa nr X”, „Odsetki za nieterminową płatność faktury nr Y”),
• kwotę obciążenia – liczbowo i słownie,
• informację o terminie płatności,
• podpis osoby upoważnionej do wystawienia noty (nie zawsze jest absolutnie konieczny, ale lepiej, żeby był).

Jakie są podstawowe cechy charakterystyczne noty obciążeniowej?

Nota obciążeniowa ma kilka ważnych cech, które odróżniają ją od innych dokumentów księgowych, szczególnie od faktur VAT. Warto je znać, żeby poprawnie używać noty w firmie.

Brak opodatkowania VAT jako kluczowy wyróżnik

Kluczowa sprawa: nota obciążeniowa dotyczy tylko operacji, które nie podlegają pod VAT. Dlatego na samej nocie nie znajdziesz żadnych stawek ani kwot tego podatku. Kwota na nocie to od razu wartość brutto i netto w jednym, bo VAT-u tu po prostu nie ma. To główna różnica w porównaniu do faktury VAT.

Forma wystawienia i znaczenie jako dowodu księgowego

Przepisy nie mówią dokładnie, jak ma wyglądać nota. Możesz ją wystawić na papierze albo elektronicznie – ważne, żeby spełniała formalne wymogi dla dowodu księgowego z Ustawy o rachunkowości. Dobrze przygotowana nota to pełnoprawny dokument księgowy. Na jej podstawie można robić zapisy w księgach rachunkowych (albo KPiR) – i u tego, kto ją wystawił, i u tego, kto ją dostał.

Jak wygląda proces wystawiania i przekazywania noty obciążeniowej?

Zazwyczaj notę obciążeniową przygotowuje się w dwóch kopiach. Oryginał dajesz odbiorcy – czyli firmie, od której domagasz się pieniędzy (dłużnikowi). Kopia zostaje u Ciebie (jako wierzyciela) i na jej podstawie księgujesz należność u siebie. Oryginał możesz wysłać pocztą, dać osobiście albo przesłać mailem, jeśli tak się umówiliście.

Czy nota obciążeniowa stanowi koszt uzyskania przychodu lub przychód podatkowy?

Tak, kwoty z noty obciążeniowej mają znaczenie przy rozliczaniu podatku dochodowego (PIT lub CIT). Jeśli wystawiasz notę, to pieniądze, które dostaniesz (np. odszkodowanie, karę umowną), będą dla Ciebie najczęściej przychodem podatkowym – liczy się data otrzymania kasy lub termin płatności, zależy od metody rozliczeń. Jeśli to Ty dostajesz notę i płacisz, ta kwota (np. kara umowna, odsetki) może być dla Ciebie kosztem uzyskania przychodu, ale tylko jeśli spełnia ogólne warunki dla kosztów podatkowych z ustawy. Dobrze wystawiona nota obciążeniowa może być podstawą do wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR) albo w księgach rachunkowych. Warunkiem uznania wydatku lub zarobku w kontekście podatkowym jest, że kwota wskazana w nocie stanowi zgodnie z przepisami podatkowymi - odpowiednio przychód lub koszt podatkowy. 

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Czy notę obciążeniową można wystawić za usługi?

Tak, ale tylko jeśli te usługi nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Czy nota obciążeniowa musi być podpisana?

Podpis nie jest zawsze wymagany, ale zaleca się go dla ważności dokumentu.

Co zrobić, gdy otrzymam błędną notę obciążeniową?

Należy skontaktować się z wystawcą w celu korekty lub wyjaśnienia.

Czy notę obciążeniową można wystawić w walucie obcej?

Tak, ale należy pamiętać o przeliczeniu na walutę polską zgodnie z przepisami.