PKPiR Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów z możliwością wysyłki JPK_PKPIR (2)

Szacowany czas czytania: 5-6 minut

Kluczowe wnioski:

• PKPiR to uproszczona forma księgowości dla małych i średnich przedsiębiorstw.
• Obowiązek prowadzenia PKPiR mają osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, rozliczające się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.
• JPK_PKPIR to elektroniczny format przekazywania danych z PKPiR do urzędu skarbowego na żądanie.

Spis treści:

1. Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR)?
2. Kto ma obowiązek prowadzenia PKPiR?
3. Jakie formy prowadzenia PKPiR są dopuszczalne?
4. Jakie dokumenty stanowią podstawę zapisów w PKPiR?
5. Co oznacza JPK_PKPIR i jaka jest jego rola?
   1. Czym charakteryzuje się struktura JPK_PKPIR w wersji (2)?
6. Kiedy powstaje obowiązek wysyłki pliku JPK_PKPIR?
7. Jak technicznie przygotować i wysłać plik JPK_PKPIR (2)?
8. Jakie są kluczowe elementy struktury samej PKPiR?
9. Czy oprócz PKPiR wymagane są inne ewidencje?

Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR)?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, czyli popularna PKPiR, to w Polsce podstawowy, uproszczony sposób prowadzenia księgowości. Służy ona przede wszystkim do zapisywania zdarzeń gospodarczych: notuje się w niej przychody z działalności firmy i koszty poniesione, by te przychody osiągnąć. Dzięki rzetelnemu prowadzeniu PKPiR przedsiębiorca wie, jaki ma wynik finansowy – dochód czy stratę – za dany rok i może obliczyć należny podatek dochodowy.

To właśnie na podstawie PKPiR ustala się zobowiązania podatkowe wobec fiskusa. Księga pozwala też na bieżąco śledzić finanse firmy i jest fundamentem rocznego rozliczenia podatku. W porównaniu do pełnych ksiąg rachunkowych, PKPiR jest zdecydowanie prostsza i mniej skomplikowana.

Kto ma obowiązek prowadzenia PKPiR?

Kto musi prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów? Przede wszystkim są to osoby fizyczne z własną działalnością gospodarczą. Obowiązek ten spoczywa też na wspólnikach spółek cywilnych (osób fizycznych), jawnych (osób fizycznych) i partnerskich. Decydująca jest tu forma opodatkowania – PKPiR wybierają ci, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) albo płacą podatek liniowy.

Ważny jest też limit przychodów netto ze sprzedaży (towarów, produktów, operacji finansowych) za poprzedni rok. Z PKPiR można korzystać, dopóki przychody te nie przekroczą równowartości 2 milionów euro (przeliczonej na złote). Jeśli firma przekroczy ten próg, musi przejść na pełną księgowość, czyli zacząć prowadzić księgi rachunkowe według ustawy o rachunkowości. Dlatego PKPiR to rozwiązanie głównie dla mikro- i małych przedsiębiorców.

Jakie formy prowadzenia PKPiR są dopuszczalne?

Przepisy pozwalają prowadzić PKPiR na dwa sposoby. Można wybrać tradycyjną formę papierową – wtedy księga musi być zbroszurowana, a strony ponumerowane. Coraz częściej wybierana jest jednak forma elektroniczna. Wymaga ona użycia programu komputerowego, który nie tylko pozwala na zapisywanie danych, ale też chroni je przed utratą czy zmianą i umożliwia wydruk całej księgi.

Jakie dokumenty stanowią podstawę zapisów w PKPiR?

Co jest podstawą zapisów w PKPiR? Są to przeróżne dokumenty księgowe, które potwierdzają, że dana operacja miała miejsce. Najczęściej będą to faktury VAT (zakupowe i sprzedażowe), rachunki czy dokumenty celne. Gdy brakuje dokumentu zewnętrznego, na przykład dla kosztów diet czy przejazdów, firma może wystawić dowody wewnętrzne. Przychodów dowodzą też dzienne lub miesięczne raporty z kas fiskalnych albo korygujące noty księgowe.

Co oznacza JPK_PKPIR i jaka jest jego rola?

JPK_PKPIR to nic innego jak Jednolity Plik Kontrolny dla Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Jest to po prostu ustalony przez urzędy elektroniczny format, w którym przekazuje się dane z PKPiR. To część większego systemu JPK (Jednolity Plik Kontrolny), który wprowadzono, by usprawnić kontrole podatkowe – cyfrowe dane księgowe urząd skarbowy może łatwiej analizować. Sam plik JPK_PKPIR zawiera dokładne informacje o przychodach i kosztach firmy, odzwierciedlając zapisy z księgi.

Czym charakteryzuje się struktura JPK_PKPIR?

Co oznacza dopisek JPK_PKPIR? Chodzi o drugą wersję struktury tego pliku, ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Każdy rodzaj pliku JPK (czy to JPK_VAT, JPK_FA, czy właśnie JPK_PKPIR) ma swój ściśle określony schemat XML – taki wzór, który mówi, jak mają być ułożone dane, jak nazywać się pola i jaki mają mieć format. Aktualna wersja to po prostu aktualizacja poprzedniej, wprowadzająca zmiany wynikające np. z nowych przepisów albo potrzeb analitycznych skarbówki. Przedsiębiorca, który musi wysłać plik, powinien sprawdzić, czy jego program generuje go zgodnie z aktualnym schematem.

Kiedy powstaje obowiązek wysyłki pliku JPK_PKPIR?

Inaczej niż JPK_VAT, który większość aktywnych VAT-owców wysyła regularnie (co miesiąc lub kwartał), plik JPK_PKPIR wysyła się inaczej. Obecnie (stan na kwiecień 2025) firmy prowadzące PKPiR muszą go przekazać tylko na wyraźne żądanie organu podatkowego. Urząd może o niego poprosić podczas kontroli podatkowej albo tzw. czynności sprawdzających, wskazując okres, za jaki dane są potrzebne. Trzeba jednak trzymać rękę na pulsie, bo Ministerstwo Finansów może w przyszłości wprowadzić obowiązek częstszego raportowania danych z PKPiR.

Jak technicznie przygotować i wysłać plik JPK_PKPIR?

Żeby przygotować plik JPK_PKPIR, trzeba najpierw mieć dane z księgi w wersji elektronicznej. Zwykle robi się to za pomocą specjalnych programów księgowych albo aplikacji internetowych do prowadzenia PKPiR elektronicznie. Dobry program powinien mieć opcję wygenerowania pliku JPK_PKPIR w aktualnie obowiązującej strukturze (wersji). Gotowy plik XML wysyła się potem do systemu Ministerstwa Finansów – albo przez specjalne narzędzia udostępnione przez urzędy, albo czasami bezpośrednio z programu księgowego. Najważniejsze, by plik był zgodny z wymogami technicznymi i zawartością dla tej konkretnej wersji.

Jakie są kluczowe elementy struktury samej PKPiR?

Sama Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, czy to papierowa, czy elektroniczna, ma ściśle określoną strukturę – opiera się na kolumnach. Wzór z rozporządzenia Ministra Finansów przewiduje 17 kolumn, a każda służy do zapisywania konkretnych informacji. Oto najważniejsze z nich:

• kolumna 1: numer kolejny wpisu,
• kolumna 2: data zdarzenia gospodarczego,
• kolumna 3: numer dowodu księgowego (podstawa zapisu),
• kolumny 4-6: dane kontrahenta (nazwa, adres),
• kolumna 7: opis zdarzenia,
• kolumna 8: wartość sprzedanych towarów i usług (przychody),
• kolumna 9: pozostałe przychody,
• kolumna 10: zakup towarów handlowych i materiałów (wg cen zakupu),
• kolumna 11: koszty uboczne zakupu,
• kolumna 12: wynagrodzenia (w gotówce i naturze),
• kolumna 13: pozostałe wydatki (koszty),
• kolumna 16: uwagi.

Kluczowe jest dokładne i regularne wypełnianie tych kolumn – to podstawa dobrze prowadzonej księgi.

Czy oprócz PKPiR wymagane są inne ewidencje?

Choć PKPiR to podstawa dla wielu firm, często nie jest to jedyna ewidencja, jaką trzeba prowadzić. Wszystko zależy od profilu działalności i sytuacji podatkowej. Przedsiębiorca może potrzebować także dodatkowych rejestrów. Najpopularniejsze to ewidencja VAT (rejestry zakupu i sprzedaży – obowiązkowe dla czynnych podatników VAT), ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (jeśli firma ma taki majątek i go amortyzuje) czy ewidencja przebiegu pojazdu (gdy używa się prywatnego auta w firmie albo chce się odliczać 100% VAT od samochodu firmowego).

FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Dla kogo przeznaczona jest PKPiR?

PKPiR jest przeznaczona głównie dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz wspólników spółek osobowych, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, a ich przychody nie przekraczają 2 milionów euro rocznie.

W jaki sposób można prowadzić PKPiR?

PKPiR można prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym forma elektroniczna wymaga użycia odpowiedniego programu komputerowego zapewniającego ochronę danych.

Co to jest JPK_PKPIR?

JPK_PKPIR to Jednolity Plik Kontrolny dla Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, czyli elektroniczny format, w którym przekazuje się dane z PKPiR do urzędu skarbowego na żądanie.

Kiedy należy wysłać plik JPK_PKPIR?

Obecnie plik JPK_PKPIR wysyła się tylko na wyraźne żądanie organu podatkowego podczas kontroli lub czynności sprawdzających.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544).

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.