ZZD (archiwalny) Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych

Prawidłowe zgłoszenie polega przede wszystkim na właściwym wypełnieniu przez administratora danych formularza rejestracyjnego i przesłaniu go do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

Jednym z podstawowych obowiązków administratora danych jest zgłoszenie do rejestracji prowadzonych przez niego zbiorów danych osobowych, obowiązek ten wynika z  art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych. Administrator ma obowiązek zawrzeć w zgłoszeniu wszystkie informacje o prowadzonym przez siebie zbiorze danych osobowych, które zostały określone w art. 41 ust.1 ustawy o ochronie danych osobowych. Na informacje te składa się m. in.:

• oznaczenie administratora danych i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w tym numer identyfikacyjny rejestru podmiotów gospodarki narodowej, jeżeli został mu nadany, oraz podstawę prawną upoważniającą do prowadzenia zbioru, a w przypadku powierzenia przetwarzania danych podmiotowi, o którym mowa w art. 31, lub wyznaczenia podmiotu, o którym mowa w art. 31a, oznaczenie tego podmiotu i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania,
• cel przetwarzania danych,
• opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz zakres przetwarzanych danych,
• sposób zbierania oraz udostępniania danych,
• informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane mogą być przekazywane,
• opis środków technicznych i organizacyjnych zastosowanych w celach określonych w art. 36-39 ustawy,
• informacje o sposobie wypełnienia warunków technicznych i organizacyjnych określonych w przepisach, o których mowa w art. 39a ustawy o ochronie danych osobowych.

Powyższe informacje administrator danych ma obowiązek podać w sposób określony w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o ochronie danych osobowych, tj. na  formularzu, który stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych.

Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji nie oznacza przesyłania danych osobowych, które stanowią jego zawartość, ani dokumentów potwierdzających zawarte w nim oświadczenia (np. polityki bezpieczeństwa). Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych nie przetwarza bowiem danych osobowych gromadzonych w ramach zbiorów danych, podlegających obowiązkowi rejestracji, a jedynie dysponuje informacjami o takich zbiorach.

Zgłaszając zbiór do rejestracji administrator danych powinien również pamiętać, iż w formularzu zgłoszenia zbioru danych do rejestracji należy podać tylko informacje o jednym zbiorze danych osobowych, czyli zasadą jest, że jedno zgłoszenie powinno obejmować jeden zbiór danych osobowych, a złamanie tej zasady, tj. wypełnienie jednego formularza zgłoszenia dla kilku zbiorów danych osobowych nie pozwala w sposób właściwy scharakteryzować poszczególnych zbiorów objętych zgłoszeniem. Tym samym nie można dla każdego z nich wskazać elementów decydujących o jego tożsamości, tj. np. podstawy prawnej przetwarzania danych, zakresu przetwarzanych danych, celu przetwarzania danych w zbiorze, a co za tym idzie nie jest możliwe stwierdzenie, jakie informacje, o których mowa w art. 41 ust. 1 ustawy, dotyczą każdego ze zbiorów. 

Administrator danych może przesłać zgłoszenie za pośrednictwem poczty bądź złożyć w Biurze GIODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Należy jednak pamiętać, że obowiązek rejestracyjny może zostać spełniony również drogą elektroniczną, za pośrednictwem „Elektronicznej platformy komunikacji z Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych” (E-Giodo) dostępnej na stronie internetowej: www.giodo.gov.pl.

Należy również dodać, iż przepisy o rejestracji mają odpowiednie zastosowanie do zgłoszenia zmian w zbiorze (art. 41 ust. 4 ustawy). Oznacza to, iż zgłoszenia zmian w zbiorze administrator danych winien dokonać również na powyżej określonym formularzu.

Więcej informacji: http://www.giodo.gov.pl/

- Rozdział 6 ustawy o ochronie danych osobowych - Rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.