ZUS ERP-7 Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu

Szacowany czas czytania: 5 minut

Kluczowe wnioski:

• Zaświadczenie ZUS ERP-7 to dokument potwierdzający okresy zatrudnienia i wysokość zarobków do celów ustalenia prawa i wysokości świadczeń emerytalno-rentowych.
• Obowiązek wystawienia ERP-7 spoczywa głównie na pracodawcy, a w przypadku jego likwidacji lub upadłości – na następcach prawnych, likwidatorach lub syndykach.
• Formularz ERP-7 jest wymagany przez ZUS przy ubieganiu się o emeryturę, rentę z tytułu niezdolności do pracy, obliczenie kapitału początkowego oraz w innych postępowaniach zależnych od udokumentowania pracy i zarobków.
• Podstawą prawną obowiązku wystawienia zaświadczenia jest Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
• ERP-7 musi zawierać precyzyjne dane o okresach zatrudnienia, sumie przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek w podziale na lata kalendarzowe oraz informacje o wypłaconych świadczeniach z ubezpieczenia chorobowego/macierzyńskiego.
• Aktualny wzór formularza ERP-7 jest dostępny do pobrania na stronie internetowej ZUS.

Spis treści:

• Co to jest zaświadczenie ZUS ERP-7?
• Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7?
• Kiedy ZUS wymaga przedłożenia formularza ERP-7?
• Jaka jest podstawa prawna obowiązku wystawienia druku ERP-7?
• Jakie informacje należy zawrzeć w zaświadczeniu ERP-7?
• Okresy zatrudnienia i podstawa wymiaru składek
• Zasady przypisywania wynagrodzenia do roku kalendarzowego
• Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy i inne należności
• Gdzie uzyskać aktualny wzór formularza ERP-7?

Co to jest zaświadczenie ZUS ERP-7?

Formularz znany jako ZUS ERP-7, czyli oficjalne „Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu”, to dokument wydawany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub na jego zlecenie. Służy on przede wszystkim do potwierdzenia, jak długo pracownik był zatrudniony u konkretnego pracodawcy, oraz do udokumentowania wysokości jego zarobków, od których naliczano składki na ubezpieczenia społeczne. Dane z tego zaświadczenia są niezbędne dla ZUS do ustalenia prawa do emerytury lub renty i obliczenia ich wysokości.

Kto wystawia zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7?

Za wystawienie zaświadczenia ZUS ERP-7 odpowiada głównie pracodawca, który zatrudniał daną osobę. Przygotowuje on dokument na prośbę obecnego lub byłego pracownika. Jeżeli firma już nie istnieje, na przykład z powodu likwidacji lub upadłości, obowiązek ten przechodzi na inne podmioty – mogą to być następcy prawni pracodawcy, a także likwidator lub syndyk masy upadłościowej, jeśli przejęli oni akta osobowe.

Kiedy ZUS wymaga przedłożenia formularza ERP-7?

Przedłożenie formularza ZUS ERP-7 jest konieczne, gdy ubiegasz się o niektóre świadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. ZUS wymaga go przede wszystkim w sytuacjach, gdy chodzi o:

• ustalenie prawa do emerytury,
• ustalenie prawa do renty z powodu niezdolności do pracy,
• obliczenie kapitału początkowego (dotyczy osób urodzonych po 31.12.1948 r., ubezpieczonych przed 01.01.1999 r.),
• inne postępowania w ZUS, jeśli przyznanie świadczenia lub jego wysokość zależą od udokumentowania okresów pracy i zarobków.

Brak tego zaświadczenia lub innych dowodów potwierdzających zatrudnienie i wynagrodzenie może znacząco utrudnić ZUS prawidłowe ustalenie uprawnień do świadczeń.

Jaka jest podstawa prawna obowiązku wystawienia druku ERP-7?

Obowiązek wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu przez płatnika składek ma swoją podstawę prawną w Ustawie z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1251 ze zm.). Konkretnie art. 125a ust. 3 tej ustawy nakłada na płatnika składek obowiązek wydania, na wniosek ZUS lub pracownika (również byłego), dokumentów poświadczających wysokość zarobków (wynagrodzenia, dochodu, przychodu, uposażenia) będących podstawą wymiaru składek. Dotyczy to także informacji o wypłaconych wynagrodzeniach chorobowych, zasiłkach i podobnych świadczeniach pieniężnych.

Jakie informacje należy zawrzeć w zaświadczeniu ERP-7?

Aby formularz ZUS ERP-7 był wypełniony poprawnie, musi zawierać dokładne dane o przebiegu zatrudnienia i zarobkach. Obejmuje to zarówno dane identyfikujące pracownika i pracodawcę, jak i szczegółowe informacje finansowe oraz okresy zatrudnienia, które są istotne przy ustalaniu świadczeń emerytalno-rentowych.

Okresy zatrudnienia i podstawa wymiaru składek

Zaświadczenie musi precyzyjnie określać okresy zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy, wraz z datami rozpoczęcia i zakończenia pracy. Niezbędne jest również podanie sumy przychodów za każdy rok kalendarzowy, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Trzeba tu wliczyć wszystkie składniki wynagrodzenia, od których, zgodnie z ówczesnymi przepisami, odprowadzano składki.

Zasady przypisywania wynagrodzenia do roku kalendarzowego

Bardzo ważne jest prawidłowe przypisanie wynagrodzenia do właściwego roku kalendarzowego. Kluczowa zasada mówi, że wykazujemy wynagrodzenie należne za dany rok, nawet gdy wypłacono je dopiero w roku następnym. Na przykład, pensja za grudzień wypłacona w styczniu wlicza się do sumy wynagrodzeń za rok grudniowy. Trzeba też pamiętać, aby nie wliczać do wykazu tych składników wynagrodzenia lub świadczeń, od których w danym czasie nie było obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne.

Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy i inne należności

W zaświadczeniu ERP-7, oprócz pensji za pracę, trzeba też podać kwoty świadczeń pieniężnych wypłaconych pracownikowi z ubezpieczenia społecznego z tytułu choroby i macierzyństwa. Chodzi tu głównie o wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (tzw. wynagrodzenie chorobowe), zasiłki: chorobowy, macierzyński, opiekuńczy, a także świadczenie rehabilitacyjne. Formularz powinien też obejmować inne należności, które według przepisów wlicza się do podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Gdzie uzyskać aktualny wzór formularza ERP-7?

Aktualny wzór formularza ZUS ERP-7, razem ze szczegółowymi wskazówkami jak go wypełnić, znajdziesz na stronie internetowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – można go stamtąd pobrać. Takie druki urzędowe bywają też dostępne na portalach z formularzami oraz w programach do obsługi kadr i płac. Pamiętaj, aby zawsze używać najnowszej wersji druku ERP-7; gwarantuje to zgodność z aktualnymi przepisami i wymogami ZUS.

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Do czego służy zaświadczenie ZUS ERP-7?

Zaświadczenie ZUS ERP-7 służy do potwierdzenia okresów zatrudnienia i wysokości zarobków pracownika, które są niezbędne ZUS do ustalenia prawa i obliczenia wysokości świadczeń emerytalno-rentowych.

Kto jest odpowiedzialny za wystawienie formularza ERP-7?

Formularz ERP-7 wystawia głównie pracodawca; w przypadku jego likwidacji lub upadłości obowiązek ten przechodzi na następców prawnych, likwidatorów lub syndyków masy upadłościowej.

W jakich sytuacjach ZUS wymaga zaświadczenia ERP-7?

ZUS wymaga zaświadczenia ERP-7 przede wszystkim przy ustalaniu prawa do emerytury, renty z tytułu niezdolności do pracy oraz przy obliczaniu kapitału początkowego.

Gdzie znajdę podstawę prawną obowiązku wystawienia ERP-7?

Podstawa prawna obowiązku wystawienia zaświadczenia ERP-7 znajduje się w art. 125a ust. 3 Ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Jakie kluczowe informacje muszą być zawarte w zaświadczeniu ERP-7?

Zaświadczenie ERP-7 musi zawierać okresy zatrudnienia, sumę przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek w podziale na lata kalendarzowe oraz informacje o wypłaconych świadczeniach z ubezpieczenia chorobowego i macierzyństwa.

Czy wynagrodzenie za czas choroby wlicza się do zaświadczenia ERP-7?

Tak, zaświadczenie ERP-7 powinno obejmować kwoty świadczeń pieniężnych wypłaconych z ubezpieczenia społecznego, w tym wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (wynagrodzenie chorobowe) oraz zasiłki chorobowe, macierzyńskie i opiekuńcze.

Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 291), Ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1205, z późn. zm.), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 kwietnia 1985 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru emerytur i rent (Dz.U. z 1989 r. Nr 11, poz. 63, z późn. zm.) – w zakresie, w którym przepisy tego rozporządzenia nie są sprzeczne z przepisami ustawy o emeryturach i rentach z FUS, Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.