ZUS RUD Zgłoszenie umowy o dzieło - z wysyłką do PUE ZUS

Szacowany czas czytania: 3-4 minuty

Kluczowe wnioski:

• Formularz ZUS RUD służy do zgłaszania umów o dzieło do ZUS.
• Obowiązek zgłoszenia spoczywa na każdym, kto zleca wykonanie dzieła osobie fizycznej.
• Zgłoszenie umowy o dzieło należy dokonać w ciągu 7 dni od jej podpisania.
• Niezgłoszenie umowy może skutkować kontrolą ze strony ZUS.

Spis treści:

1. Czym jest formularz ZUS RUD i kogo dotyczy obowiązek zgłoszenia?
2. Jakie informacje zawiera formularz ZUS RUD?
3. Jak wysłać zgłoszenie RUD przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS?
4. Jakie są konsekwencje niezgłoszenia umowy o dzieło na formularzu RUD?
5. Dlaczego wprowadzono obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS?
6. FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Czym jest formularz ZUS RUD i kogo dotyczy obowiązek zgłoszenia?

Formularz ZUS RUD to dokument, którym zgłasza się do ZUS zawarcie umowy o dzieło. Taki obowiązek pojawił się 1 stycznia 2021 roku i spoczywa na każdym, kto zleca wykonanie dzieła innej osobie fizycznej – nieważne, czy zlecającym jest przedsiębiorca (firma, inna jednostka), czy po prostu osoba prywatna. Zgłaszać trzeba typowe umowy o dzieło, czyli takie, gdzie wykonawca (niebędący pracownikiem zleceniodawcy i niedziałający w ramach własnej firmy przy tym zleceniu) ma dostarczyć konkretny, indywidualnie określony rezultat. Ważne: samo zgłoszenie służy ZUS-owi tylko do celów informacyjnych i statystycznych. Nie oznacza to automatycznie, że wykonawca zostanie objęty ubezpieczeniami społecznymi czy zdrowotnym, ani nie zmienia to dotychczasowych reguł płacenia ewentualnych składek. Istnieją jednak wyjątki – zgłaszać nie trzeba umów:

• zawarta jest z własnym pracownikiem zleceniodawcy,
• dzieło jest co prawda wykonywane dla własnego pracodawcy, ale umowę zawarto z kimś innym (na przykład agencją),
• zawarto ją z osobą, która prowadzi działalność gospodarczą, a zlecone dzieło mieści się w zakresie tej działalności.

Co więcej, nie zgłasza się umów zawieranych z firmami (osobami prawnymi) czy innymi jednostkami organizacyjnymi.

Jakie informacje zawiera formularz ZUS RUD?

W formularzu ZUS RUD trzeba podać kilka kluczowych informacji o zleceniu i jego stronach. W odpowiednich sekcjach wpisujemy:

• dane zleceniodawcy: NIP, REGON (jeśli posiada), PESEL lub rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości (gdy zleca osoba fizyczna), skrócona nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres,
• dane wykonawcy: imię i nazwisko, PESEL (albo rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości, jeśli PESEL-u brak), adres zamieszkania,
• informacje o umowach: datę zawarcia umowy, daty rozpoczęcia i zakończenia pracy nad dziełem, a także opis przedmiotu umowy (co konkretnie jest wykonywane),
• oświadczenie: podpis zleceniodawcy potwierdzający, że podane dane są prawdziwe.

Co ważne, na zgłoszenie umowy o dzieło mamy tylko 7 dni. Czas ten liczymy od dnia jej podpisania. Pamiętajmy, że dotyczy to wszystkich umów zawartych od 1 stycznia 2021 roku.

Jak wysłać zgłoszenie RUD przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS?

Najprościej zgłosić umowę o dzieło przez Internet, korzystając z Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Oczywiście, trzeba mieć tam aktywne konto. Po zalogowaniu (na profil Płatnika lub Ogólny) szukamy formularza RUD. Można go wypełnić online albo wgrać gotowy plik XML, na przykład z programu kadrowo-płacowego. Kiedy wszystko jest uzupełnione, dokument trzeba jeszcze podpisać elektronicznie i wysłać. Do autoryzacji wysyłki w PUE ZUS służą standardowe metody:

• Profil Zaufany ePUAP,
• bezpieczny podpis kwalifikowany,
• podpis osobisty (czyli e-dowód).

To, którą opcję wybierzemy, zależy już od naszych preferencji i możliwości. Warto też wiedzieć, że jeden formularz RUD może objąć do 10 umów o dzieło, ale pod warunkiem, że wszystkie zawarliśmy z tą samą osobą. Jeśli mamy umowy z różnymi wykonawcami, dla każdego z nich trzeba złożyć oddzielny formularz.

Jakie są konsekwencje niezgłoszenia umowy o dzieło na formularzu RUD?

Jeśli nie złożymy formularza ZUS RUD w ciągu 7 dni od podpisania umowy, łamiemy przepisy. Co prawda, samo zgłoszenie jest tylko informacyjne i nie zmienia nic w kwestii składek, ale ZUS może wszcząć kontrolę u kogoś, kto zapomniał o tym obowiązku. Brak zgłoszenia to ryzyko niepotrzebnych tłumaczeń i dodatkowej papierkowej roboty. Dlatego lepiej regularnie zgłaszać umowy, żeby uniknąć ewentualnych kłopotów.

Dlaczego wprowadzono obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS?

Po co właściwie ZUS wprowadził obowiązek zgłaszania umów o dzieło przez formularz RUD? Chodziło głównie o to, by Zakład Ubezpieczeń Społecznych miał lepszy obraz tego, ile takich umów faktycznie zawiera się w Polsce. Dzięki temu ZUS może łatwiej monitorować ich skalę i sprawdzać, czy jakaś umowa o dzieło nie jest przypadkiem ukrytą umową zlecenia albo umową o pracę – bo te już podlegają obowiązkowym składkom. Trzeba jednak wyraźnie zaznaczyć: sam obowiązek zgłoszenia nie zmienił reguł dotyczących ubezpieczeń. Umowy o dzieło, tak jak wcześniej, generalnie nie są podstawą do płacenia składek społecznych.

FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Czy muszę zgłaszać każdą umowę o dzieło?

Tak, każda umowa o dzieło zawarta po 1 stycznia 2021 roku podlega zgłoszeniu do ZUS w ciągu 7 dni od jej podpisania, z pewnymi wyjątkami.

Czy zgłoszenie umowy o dzieło oznacza obowiązek zapłaty składek?

Nie, samo zgłoszenie ma charakter informacyjny i statystyczny i nie generuje automatycznie obowiązku opłacania składek.

Co się stanie, jeśli nie zgłoszę umowy o dzieło w terminie?

Niezgłoszenie umowy o dzieło może skutkować kontrolą ze strony ZUS i koniecznością wyjaśnień.

Czy mogę zgłosić kilka umów o dzieło na jednym formularzu RUD?

Tak, na jednym formularzu RUD można zgłosić do 10 umów o dzieło, pod warunkiem, że wszystkie zostały zawarte z tą samą osobą.

Obwieszczenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 28 sierpnia 2023 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. 2023 poz. 2032)

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.