ZAW-FA (2) Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-faktur. Wzór do pobrania online

Szacowany czas czytania: 4-5 minut

Kluczowe wnioski:

• Formularz ZAW-FA jest oficjalnym drukiem urzędowym służącym do zarządzania uprawnieniami dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce.
• Umożliwia on podatnikom formalne nadawanie, odbieranie lub zmianę uprawnień dla osób fizycznych lub innych podmiotów działających w ich imieniu w KSeF.
• Obowiązek złożenia zawiadomienia ciąży na podatniku lub osobie przez niego upoważnionej.
• Złożenie formularza odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną, z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
• Prawidłowe zarządzanie uprawnieniami przez ZAW-FA jest kluczowe dla bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami w kontekście obowiązkowego KSeF.

Spis treści:

• Czym dokładnie jest formularz ZAW-FA?
• Do czego służy zawiadomienie ZAW-FA w kontekście KSeF?
• Kto jest odpowiedzialny za złożenie formularza ZAW-FA?
• Jakie podmioty mogą otrzymać uprawnienia za pomocą ZAW-FA?
• Jak przebiega proces składania zawiadomienia ZAW-FA?
• Wymagane metody autoryzacji
• Dlaczego prawidłowe zarządzanie uprawnieniami przez ZAW-FA jest kluczowe?
• Jakie są aktualne terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF?
• FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Czym dokładnie jest formularz ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA jest oficjalnym drukiem urzędowym. Służy on w Polsce do powiadamiania właściwego naczelnika urzędu skarbowego o przyznaniu lub cofnięciu konkretnej osobie fizycznej (lub innemu podmiotowi) uprawnień do pracy z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). To narzędzie pozwala podatnikom administrować dostępem do systemu KSeF, zarówno we własnym imieniu, jak i w imieniu reprezentowanej firmy czy organizacji. Złożenie zawiadomienia ZAW-FA jest konieczne, aby formalnie upoważnić (lub odwołać) użytkowników do wystawiania, odbierania czy przeglądania faktur ustrukturyzowanych w systemie.

Do czego służy zawiadomienie ZAW-FA w kontekście KSeF?

Zawiadomienie ZAW-FA odgrywa zasadniczą rolę w zarządzaniu dostępem do Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki niemu podatnicy mogą dokładnie wskazać, kto i w jakim zakresie będzie działał w systemie w ich imieniu. Formularz ten pozwala na kompleksowe administrowanie uprawnieniami użytkowników KSeF przez cały ich cykl życia. Przede wszystkim służy on do nadawania uprawnień – czy to konkretnym osobom fizycznym (jak pracownicy, zarząd), czy innym podmiotom (np. biurom rachunkowym) – do wykonywania ustalonych zadań w KSeF. Podatnik określa, czy dana osoba ma móc wystawiać, odbierać, przeglądać faktury, czy może zarządzać kolejnymi uprawnieniami. Jest to formalna ścieżka autoryzacji dostępu do firmowych danych fakturowych. Równie ważną funkcją jest odbieranie przyznanych wcześniej uprawnień. Staje się to konieczne, gdy kończy się współpraca z pracownikiem, następuje zmiana biura rachunkowego lub z innych powodów dana osoba czy podmiot nie powinny już mieć dostępu do KSeF reprezentowanego podatnika. Gwarantuje to zachowanie kontroli i bezpieczeństwa danych. Formularz ZAW-FA umożliwia również zgłaszanie zmian w zakresie już posiadanych uprawnień. Podatnik może na przykład poszerzyć lub zawęzić wachlarz działań dostępnych dla danej osoby w systemie KSeF, bez potrzeby całkowitego odwoływania i ponownego przyznawania dostępu.

Kto jest odpowiedzialny za złożenie formularza ZAW-FA?

Obowiązek złożenia zawiadomienia ZAW-FA ciąży na podatniku – niezależnie od tego, czy jest to osoba fizyczna prowadząca działalność, osoba prawna, czy jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej. To podatnik decyduje o zarządzaniu dostępem do KSeF dla siebie oraz innych osób lub podmiotów działających w jego imieniu. W praktyce formularz może złożyć sam podatnik albo osoba, której udzielił formalnego pełnomocnictwa do tych czynności (np. na druku UPL-1).

Jakie podmioty mogą otrzymać uprawnienia za pomocą ZAW-FA?

Za pomocą formularza ZAW-FA można przyznać uprawnienia do KSeF różnym odbiorcom. W szczególności mogą to być:

• konkretne osoby fizyczne wskazane przez podatnika (np. pracownicy księgowości, handlowcy, informatycy odpowiedzialni za system),
• inne podmioty świadczące usługi dla podatnika (np. biura rachunkowe, firmy konsultingowe, dostawcy oprogramowania współpracującego z KSeF, jeżeli wymaga tego przyjęty model uprawnień).

Powierzenie uprawnień konkretnemu podmiotowi, na przykład biuru rachunkowemu, znacząco ułatwia delegowanie zadań związanych z obsługą e-faktur.

Jak przebiega proces składania zawiadomienia ZAW-FA?

Procedura składania zawiadomienia ZAW-FA została pomyślana jako proces w pełni elektroniczny, co jest zgodne z ogólnym kierunkiem cyfryzacji obsługi podatkowej związanej z KSeF. Podatnik rozpoczyna całą operację, gdy pojawia się potrzeba przyznania, odebrania lub zmiany uprawnień dostępowych do systemu. Co ważne, zawiadomienie ZAW-FA składa się tylko i wyłącznie drogą elektroniczną. Można do tego wykorzystać narzędzia przygotowane przez administrację skarbową, takie jak platforma e-Urząd Skarbowy. Inną opcją jest złożenie formularza bezpośrednio przez aplikację KSeF, pod warunkiem że podatnik ma już do niej dostęp i odpowiednie uprawnienia początkowe.

Wymagane metody autoryzacji

Z uwagi na znaczenie operacji związanych z zarządzaniem uprawnieniami, złożenie formularza ZAW-FA musi być odpowiednio potwierdzone pod względem tożsamości osoby składającej. Dopuszczalne metody autoryzacji obejmują:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• profil zaufany,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna (jeśli formularz składa podmiot niebędący osobą fizyczną).

Zastosowanie jednej z wymienionych metod zapewnia autentyczność pochodzenia dokumentu oraz nienaruszalność jego treści.

Dlaczego prawidłowe zarządzanie uprawnieniami przez ZAW-FA jest kluczowe?

Staranne i bieżące zarządzanie uprawnieniami przy użyciu formularza ZAW-FA ma fundamentalne znaczenie dla bezpieczeństwa i sprawnego działania firmy w środowisku KSeF. Pozwala to utrzymać kontrolę nad dostępem do poufnych danych fakturowych i ogranicza ryzyko, że ktoś nieuprawniony uzyska dostęp, wystawi lub odbierze dokumenty. Ułatwia również bezproblemową współpracę z partnerami zewnętrznymi, np. biurami rachunkowymi, dzięki dokładnemu zdefiniowaniu ich zadań w systemie. W perspektywie nadchodzącego obowiązkowego KSeF, pilnowanie aktualności uprawnień jest kluczowe, by działać zgodnie z przepisami podatkowymi i zapobiegać ewentualnym trudnościom operacyjnym.

Jakie są aktualne terminy wdrożenia obowiązkowego KSeF?

Obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie stopniowo. Według obecnych przepisów i komunikatów Ministerstwa Finansów, harmonogram wdrożenia obowiązkowego KSeF przedstawia się następująco:

• od 1 lutego 2026 roku – dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (łącznie z podatkiem) w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 roku – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych zwolnionych z VAT.

Warto pamiętać, że przedsiębiorcy już teraz mają możliwość dobrowolnego korzystania z KSeF oraz składania formularza ZAW-FA. Pozwala to przygotować firmę na nadchodzące zmiany i odpowiednio wcześnie uregulować kwestie dostępu.

FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Jaki jest główny cel formularza ZAW-FA?

Głównym celem formularza ZAW-FA jest formalne powiadomienie urzędu skarbowego o przyznaniu, odebraniu lub zmianie uprawnień dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Kto jest zobowiązany do złożenia zawiadomienia ZAW-FA?

Zobowiązanym do złożenia zawiadomienia ZAW-FA jest podatnik, który zarządza dostępem do KSeF, lub osoba posiadająca jego formalne pełnomocnictwo do tych czynności.

W jakiej formie składa się zawiadomienie ZAW-FA?

Zawiadomienie ZAW-FA składa się wyłącznie w formie elektronicznej, przy użyciu narzędzi udostępnianych przez administrację skarbową, takich jak platforma e-Urząd Skarbowy lub aplikacja KSeF.

Jakie metody autoryzacji są wymagane przy składaniu ZAW-FA?

Wymagane metody autoryzacji to kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna, zapewniające potwierdzenie tożsamości osoby składającej dokument.

Jakie podmioty mogą uzyskać dostęp do KSeF za pomocą ZAW-FA?

Uprawnienia za pomocą ZAW-FA mogą uzyskać konkretne osoby fizyczne (np. pracownicy) oraz inne podmioty działające w imieniu podatnika, takie jak biura rachunkowe czy dostawcy oprogramowania.

Gdzie dostępny jest oficjalny wzór formularza ZAW-FA?

Oficjalny wzór formularza ZAW-FA dostępny jest na stronach Ministerstwa Finansów, w tym na portalu podatki.gov.pl oraz na stronie poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 8 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2022 poz. 2667)

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.