Oświadczenie o kompensacie zobowiązań. Wzór do pobrania online

Szacowany czas czytania: 3-4 minut

Kluczowe wnioski:

• Oświadczenie o kompensacie to oficjalny dokument do bezgotówkowego rozliczenia wzajemnych długów między firmami.
• Potrącenie reguluje głównie Kodeks cywilny, wyróżniając formę ustawową (wymaga spełnienia warunków, np. wymagalność, jednorodzajowość) i umowną (opartą na swobodzie umów).
• Kompensata umarza wierzytelności do wysokości niższej, optymalizując przepływy finansowe i ograniczając ryzyko.
• Skutek potrącenia działa wstecz od momentu, gdy stało się możliwe, umarzając dług i zatrzymując naliczanie odsetek od umorzonej części.
• Niektórych wierzytelności (np. alimenty, z czynów niedozwolonych) nie można potrącić.

Spis treści:

• Czym dokładnie jest oświadczenie o kompensacie zobowiązań?
• Jakie są prawne podstawy potrącenia wierzytelności w Polsce?
• Potrącenie ustawowe: warunki określone w Kodeksie cywilnym
• Potrącenie umowne: elastyczność wynikająca z porozumienia stron
• Jakie korzyści daje stosowanie kompensaty w rozliczeniach?
• Jakie są skutki złożenia oświadczenia o kompensacie?
• FAQ - Często zadawane pytania

Czym dokładnie jest oświadczenie o kompensacie zobowiązań?

Oświadczenie o kompensacie to oficjalny dokument, stosowany przeważnie przez firmy i przedsiębiorców do wzajemnego rozliczenia należności i zobowiązań przez ich potrącenie. Jest to jednostronne lub dwustronne (zależnie od rodzaju kompensaty) oświadczenie woli, które skutkuje rozliczeniem bez użycia gotówki. Mówiąc prościej, jeśli dwie strony mają wobec siebie wzajemne długi – są jednocześnie dłużnikiem i wierzycielem – mogą swoje zobowiązania "skompensować". Oznacza to ich umorzenie do wysokości niższej wierzytelności, bez potrzeby fizycznego transferu pieniędzy. Taki dokument jasno wskazuje, które dokładnie wierzytelności i w jakiej kwocie podlegają wzajemnemu potrąceniu.

Jakie są prawne podstawy potrącenia wierzytelności w Polsce?

Głównym aktem prawnym, który reguluje instytucję potrącenia (kompensaty) w polskim prawie, jest Kodeks cywilny. Najważniejsze przepisy znajdują się w Dziale III Tytułu VII Księgi Trzeciej Kodeksu cywilnego, pod tytułem "Potrącenie". Przepisy te wyróżniają dwa podstawowe sposoby przeprowadzania kompensaty, różniące się podstawą prawną oraz wymogami formalnymi.

Potrącenie ustawowe: warunki określone w Kodeksie cywilnym

Potrącenie ustawowe wynika wprost z przepisów prawa, a jego reguły i warunki szczegółowo określa art. 498 § 1 Kodeksu cywilnego. Dochodzi do niego przez oświadczenie woli złożone drugiej stronie przez jednego z wierzycieli, o ile spełnione są konkretne przesłanki ustawowe. Co istotne, zgoda drugiej strony nie jest wymagana, jeśli warunki te zachodzą. Jest to najczęstsza forma kompensaty spotykana w obrocie gospodarczym. Aby potrącenie ustawowe było skuteczne, zgodnie z art. 498 § 1 Kodeksu cywilnego, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

• wzajemność wierzytelności, co oznacza, że dwie osoby muszą być jednocześnie względem siebie dłużnikami i wierzycielami,
• jednorodzajowość świadczeń, czyli przedmiotem obu wierzytelności muszą być pieniądze lub rzeczy tej samej jakości oznaczone tylko co do gatunku,
• wymagalność obu wierzytelności, co oznacza, że termin spełnienia świadczenia (zapłaty) dla obu wierzytelności już upłynął,
• zaskarżalność wierzytelności potrącającego, czyli wierzytelność osoby składającej oświadczenie o potrąceniu musi nadawać się do dochodzenia przed sądem lub innym organem państwowym.

Spełnienie tych przesłanek uprawnia wierzyciela do złożenia drugiej stronie oświadczenia o potrąceniu, które wywołuje skutek prawny od chwili, gdy potrącenie stało się możliwe (art. 499 zdanie drugie Kodeksu cywilnego). Chociaż przepisy nie narzucają jednego, sztywnego wzoru oświadczenia o kompensacie, dla jego ważności i przejrzystości powinno ono zawierać kluczowe elementy pozwalające na jednoznaczną identyfikację stron, potrącanych wierzytelności oraz zakresu kompensaty. Niezbędne informacje to:

• Dokładne dane identyfikujące strony dokonujące kompensaty (nazwy firm, adresy siedzib, numery NIP/KRS),
• Wskazanie podstawy prawnej potrącenia (np. art. 498 KC dla potrącenia ustawowego lub powołanie się na konkretną umowę w przypadku potrącenia umownego),
• Precyzyjne określenie potrącanych wierzytelności każdej ze stron, w tym:
  • kwoty wierzytelności,
  • tytuły prawne, z których wynikają (np. numery i daty faktur, umów),
  • daty wymagalności wierzytelności.
• Jasne sformułowanie oświadczenia woli o dokonaniu potrącenia wzajemnych wierzytelności,
• Wskazanie kwoty, do jakiej wierzytelności ulegają umorzeniu (zazwyczaj do wysokości wierzytelności niższej),
• Określenie salda pozostałego do zapłaty po dokonaniu kompensaty (jeśli wierzytelności nie były równe),
• Data i miejsce sporządzenia oświadczenia,
• Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania strony składającej oświadczenie (często wraz z pieczątką firmową).

Potrącenie umowne: elastyczność wynikająca z porozumienia stron

Potrącenie umowne, jak sugeruje nazwa, opiera się na porozumieniu (umowie) zawartym między stronami. Korzystając z zasady swobody umów (art. 353¹ Kodeksu cywilnego), strony mogą ustalić własne, indywidualne reguły przeprowadzania potrąceń. Mogą one odbiegać od warunków przewidzianych dla potrącenia ustawowego – strony mogą na przykład umówić się na potrącenie wierzytelności jeszcze niewymagalnych lub różnego rodzaju. Taka umowa musi jednak bardzo dokładnie określać warunki i zakres uzgodnionej kompensaty.

Jakie korzyści daje stosowanie kompensaty w rozliczeniach?

Wykorzystanie kompensaty zobowiązań przynosi firmom wiele konkretnych korzyści. Jest to przede wszystkim skuteczny sposób na optymalizację przepływów finansowych, gdyż pozwala regulować wzajemne zobowiązania bez konieczności fizycznego obracania gotówką. Znacząco ułatwia to zarządzanie płynnością finansową, zwłaszcza gdy firma sama czeka na płatności od swoich kontrahentów, a jednocześnie ma własne zobowiązania do uregulowania. Kompensata przyspiesza wzajemne rozliczenia i ogranicza ryzyko związane z opóźnieniami w płatnościach czy potencjalną niewypłacalnością partnera biznesowego. Stanowi też formalne potwierdzenie uregulowania długu (w całości lub części), co jest istotne jako dowód w razie sporów czy kontroli skarbowych. Warto jednak pamiętać, że kompensata nie zawsze prowadzi do całkowitego zamknięcia wzajemnych rozliczeń. Zgodnie z art. 498 § 2 Kodeksu cywilnego, skutek potrącenia jest taki, że obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej. Co to oznacza w praktyce?

• jeśli wzajemne wierzytelności stron są identycznej wysokości, kompensata całkowicie je umarza – obie strony przestają być wobec siebie dłużnikami z tytułu tych konkretnych zobowiązań,
• jeśli wierzytelności mają różną wysokość, umorzeniu ulega tylko część wierzytelności wyższej, odpowiadająca kwocie wierzytelności niższej. Niższa wierzytelność zostaje w całości umorzona, natomiast wyższa nadal istnieje w części przewyższającej kwotę potrącenia. Strona, której przysługiwała wyższa wierzytelność, wciąż pozostaje wierzycielem co do tej reszty, a druga strona – dłużnikiem. Pozostałą część zobowiązania trzeba uregulować inaczej, na przykład przelewem.

Należy również wiedzieć, że Kodeks cywilny w art. 505 wskazuje kategorie wierzytelności, których nie można umorzyć przez potrącenie. Są to głównie:

• wierzytelności niepodlegające zajęciu (np. pewne świadczenia socjalne, chronione części wynagrodzenia za pracę),
• wierzytelności o dostarczenie środków utrzymania (np. alimenty),
• wierzytelności wynikające z czynów niedozwolonych (np. odszkodowanie za uszczerbek na zdrowiu),
• wierzytelności, dla których potrącenie jest wyłączone przez przepisy szczególne.

Strony mogą również same w umowie wyłączyć możliwość potrącania określonych wierzytelności (w ramach kompensaty umownej).

Jakie są skutki złożenia oświadczenia o kompensacie?

Prawidłowe złożenie oświadczenia o kompensacie (przy spełnieniu warunków ustawowych lub umownych) rodzi ważne konsekwencje prawne. Kluczowym skutkiem jest umorzenie wzajemnych wierzytelności do wysokości tej niższej. Co istotne, zgodnie z art. 499 Kodeksu cywilnego, skutek ten działa wstecz – od momentu, w którym potrącenie stało się możliwe (czyli od chwili spełnienia wszystkich przesłanek, np. gdy obie wierzytelności stały się wymagalne). Oznacza to, że od tej chwili strony są zwolnione z obowiązku świadczenia w zakresie objętym kompensatą. Co więcej, ewentualne odsetki za opóźnienie przestają być naliczane od umorzonej części długu. Samo oświadczenie o kompensacie jest dowodem na częściowe lub całkowite wygaśnięcie zobowiązania.

FAQ - Często zadawane pytania

Czy oświadczenie o kompensacie wymaga zgody drugiej strony?

W przypadku potrącenia ustawowego, zgoda drugiej strony nie jest wymagana, jeśli spełnione są wszystkie warunki określone w Kodeksie cywilnym.

Jakie warunki muszą być spełnione dla potrącenia ustawowego?

Muszą być spełnione łącznie warunki takie jak wzajemność i jednorodzajowość wierzytelności, ich wymagalność oraz zaskarżalność wierzytelności potrącającego.

Czy kompensata zawsze umarza całe wzajemne zadłużenie?

Nie, kompensata umarza wierzytelności tylko do wysokości wierzytelności niższej; wyższa wierzytelność pozostaje do uregulowania w pozostałej części.

Od kiedy potrącenie staje się skuteczne?

Skutek potrącenia działa wstecz, od momentu, w którym potrącenie stało się możliwe, czyli od chwili spełnienia wszystkich przesłanek ustawowych lub umownych.

Jakie wierzytelności nie podlegają potrąceniu?

Kodeks cywilny wyklucza możliwość potrącenia m.in. wierzytelności niepodlegających zajęciu, o dostarczenie środków utrzymania czy wynikających z czynów niedozwolonych.

Czym różni się potrącenie ustawowe od umownego?

Potrącenie ustawowe wynika wprost z przepisów prawa i wymaga spełnienia konkretnych warunków, natomiast potrącenie umowne opiera się na indywidualnym porozumieniu stron, które mogą ustalić własne zasady.

Art. 498 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 1964, nr 16, poz. 93).

PAMIĘTAJ! Gdy wypełnisz formularz - przeczytaj go uważnie w wersji ostatecznej lub skonsultuj się ze specjalistą! Udostępnione przez nas wzory druków, formularzy, pism, deklaracji lub umów należy zawsze właściwie przetworzyć, uzupełnić lub dopasować do swojej sytuacji.

Pamiętaj, że podpisując dokument kształtujesz nim swoje prawa lub obowiązki, zatem zachowaj należytą uwagę przy zmianach i jego wypełnianiu. Ze względu na niepowtarzalność każdej czynności, samodzielnie lub na podstawie opinii specjalisty musisz ocenić, czy wykorzystany formularz zastał zastosowany przez Ciebie odpowiednio do stanu faktycznego, prawnego lub zamierzonego celu.