Ewidencja czasu wykonywania zlecenia

Szacowany czas czytania: 7-8 minut

Kluczowe wnioski:

Ewidencja czasu wykonywania zlecenia to szczegółowe rejestrowanie czasu pracy nad konkretnymi zadaniami lub projektami.
Prowadzenie ewidencji czasu pomaga w precyzyjnym kalkulowaniu kosztów, usprawnieniu zarządzania projektami i budowaniu transparentności.
Do ewidencji czasu można wykorzystać zarówno proste metody, jak i zaawansowane systemy cyfrowe.

Spis treści:

Czym jest ewidencja czasu wykonywania zlecenia?
Dlaczego prowadzenie ewidencji czasu dla zleceń jest istotne?
Jakie dane powinna zawierać ewidencja czasu wykonywania zlecenia?
Ewidencja czasu wykonywania zlecenia a ogólna ewidencja czasu pracy według kodeksu pracy
Jakie metody i narzędzia można wykorzystać do ewidencji czasu zleceń?
Jakie są najczęstsze wyzwania przy wdrażaniu ewidencji czasu wykonywania zleceń?

Czym jest ewidencja czasu wykonywania zlecenia?

Ewidencja czasu wykonywania zlecenia polega na tym, że dokładnie zapisujemy, ile czasu pracownik albo cały zespół poświęcił na konkretne zadanie czy projekt. To coś innego niż zwykła ewidencja czasu pracy, która liczy po prostu wszystkie przepracowane godziny w okresie rozliczeniowym. Tutaj chodzi o to, by precyzyjnie wiedzieć, ile czasu schodzi na poszczególne działania albo etapy danego zlecenia.

Taki system pomaga śledzić postępy prac, lepiej rozdzielać zadania i analizować, na ile efektywnie działamy. To naprawdę przydatne narzędzie przy zarządzaniu projektami, pilnowaniu kosztów i rozliczaniu się z klientami – zwłaszcza tam, gdzie płaci się za godziny pracy, jak w konsultingu, usługach prawnych, IT czy branży kreatywnej.

Dlaczego prowadzenie ewidencji czasu dla zleceń jest istotne?

Dokładne zapisywanie, ile czasu poświęcamy na konkretne zlecenia, daje firmie sporo korzyści, nie tylko tych związanych z formalnym obowiązkiem ewidencji czasu pracy. To strategiczne wsparcie dla zarządzania, finansów i codziennej działalności. Chociaż polski Kodeks Pracy wymaga prowadzenia ogólnej ewidencji czasu pracy (z godzinami rozpoczęcia i zakończenia, nadgodzinami, pracą w nocy itd.), to szczegółowe rozpisanie czasu na zlecenia może być potrzebne ze względu na przepisy branżowe albo, co częstsze, zapisy w umowach z klientami czy pracownikami. Jeśli rozliczamy się za przepracowane godziny (model time & material), taka precyzyjna ewidencja jest po prostu niezbędna do wystawienia faktury i udowodnienia, że usługa została wykonana zgodnie z umową.

Precyzyjne kalkulowanie kosztów i rentowności

Wiedząc dokładnie, ile czasu zajęło wykonanie danego zlecenia, firma może precyzyjnie policzyć jego realne koszty. Biorąc pod uwagę stawki godzinowe pracowników, koszty pośrednie i inne wydatki, łatwiej ocenić, czy dany projekt lub klient przynosi zysk. Takie informacje są bezcenne przy podejmowaniu decyzji biznesowych, ustalaniu cen za usługi i wybieraniu najbardziej opłacalnych zleceń.

Usprawnienie zarządzania projektami i zasobami

Ewidencja czasu pracy nad zleceniami dostarcza menedżerom projektów ważnych danych o tym, jak idą prace i jak zaangażowany jest zespół. Pomaga wyłapać momenty przestoju, zadania, które pochłaniają najwięcej czasu, oraz ocenić efektywność konkretnych osób czy grup. Dzięki temu można lepiej planować przyszłe projekty, realistyczniej szacować potrzebny czas i optymalnie wykorzystywać dostępnych ludzi i sprzęt.

Transparentność wobec klientów i pracowników

Szczegółowe raporty czasu pracy budują zaufanie klientów, szczególnie gdy płacą za godziny. Klient widzi czarno na białym, na co poszedł jego budżet i czas pracy zespołu. Transparentność jest też ważna dla pracowników – jasne zasady ewidencji i powiązanie czasu z zadaniami mogą być podstawą do oceny wydajności, przyznawania premii i sprawiedliwego rozliczania pracy.

Jakie dane powinna zawierać ewidencja czasu wykonywania zlecenia?

Żeby ewidencja czasu pracy nad zleceniem była naprawdę przydatna, musi zawierać kilka kluczowych informacji. To, co dokładnie się zapisuje, może zależeć od firmy, branży czy używanego narzędzia, ale zazwyczaj potrzebne są:

dane pracownika: imię i nazwisko lub numer identyfikacyjny osoby wykonującej zadanie,
identyfikator zlecenia/projektu: unikalny numer, kod albo nazwa, żeby było wiadomo, o które zlecenie chodzi,
identyfikator zadania/czynności: (nie zawsze konieczne) bardziej szczegółowe określenie, co było robione w ramach zlecenia,
data wykonania: dzień, w którym praca została wykonana,
czas rozpoczęcia i zakończenia pracy: dokładne godziny albo łączny czas poświęcony na zadanie danego dnia,
łączny czas trwania: suma czasu poświęconego na zadanie (często system liczy to sam),
opis wykonanych czynności: (opcjonalnie, ale warto) krótki opis tego, co konkretnie zrobiono w danym czasie – to zwiększa przejrzystość.

Czasem systemy rejestrują też status zadania, powiązane koszty czy użyte zasoby.

Ewidencja czasu wykonywania zlecenia a ogólna ewidencja czasu pracy według kodeksu pracy

Trzeba wyraźnie odróżnić ewidencję czasu wykonywania zlecenia od ogólnej ewidencji czasu pracy, której wymaga Art. 149 Kodeksu Pracy. Ta ogólna ewidencja jest obowiązkowa dla pracodawcy (z pewnymi wyjątkami) i służy głównie kontroli oraz prawidłowemu naliczaniu pensji i innych świadczeń pracowniczych.

Ogólna ewidencja czasu pracy musi pokazywać:

liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę startu i końca pracy,
ile godzin przepracowano w nocy,
ile było godzin nadliczbowych,
dni wolne od pracy (z informacją, dlaczego były wolne),
liczbę godzin dyżuru, czas jego rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce pełnienia,
rodzaj i wymiar zwolnień od pracy,
rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności,
wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności,
czas pracy młodocianego przy pracach wzbronionych, ale dozwolonych w celu nauki zawodu.

Z kolei ewidencja czasu wykonywania zlecenia skupia się na tym, by przypisać zarejestrowany czas pracy do konkretnych zadań, projektów czy klientów. Kodeks Pracy nie wymaga jej wprost dla wszystkich i w każdej sytuacji, ale staje się ona niezbędna z punktu widzenia zarządzania, kosztów czy umów. Obie ewidencje mogą istnieć obok siebie, a dane z ewidencji zleceń czasem mogą pomóc uzupełnić ogólną ewidencję czasu pracy, o ile ta druga nadal spełnia wszystkie wymogi formalne.

Jakie metody i narzędzia można wykorzystać do ewidencji czasu zleceń?

Wybór sposobu i narzędzia do ewidencji czasu pracy nad zleceniami zależy od rozmiaru firmy, jej specyfiki, liczby projektów, budżetu i tego, co jest wygodne dla użytkowników. Można korzystać zarówno z prostych, ręcznych metod, jak i z zaawansowanych systemów cyfrowych. Do najprostszych metod należą:

ręczne karty czasu pracy: papierowe formularze, gdzie pracownicy wpisują czas poświęcony na zlecenia. To tanie, ale łatwo o pomyłki, a analiza i archiwizacja są kłopotliwe,
arkusze kalkulacyjne: pliki Excel czy Google Sheets z tabelkami do wpisywania danych. Lepsze niż papier, pozwalają na proste obliczenia i sortowanie, ale nadal trzeba wszystko wpisywać ręcznie, co przy dużej skali może być uciążliwe.

Nowocześniejsze i wydajniejsze są systemy cyfrowe:

dedykowane programy do śledzenia czasu (Time Tracking Software): aplikacje webowe lub na komputer, stworzone specjalnie do zapisywania czasu pracy nad projektami. Często mają timery, przypomnienia, integrują się z innymi narzędziami (kalendarze, systemy do zarządzania projektami) i generują raporty,
moduły w systemach do zarządzania projektami (Project Management Software): wiele narzędzi jak Asana, Jira, Trello (często przez dodatki) ma wbudowane funkcje śledzenia czasu dla zadań w projekcie,
systemy RCP (Rejestracja Czasu Pracy) z opcją przypisywania zleceń: bardziej rozbudowane systemy RCP, oprócz "odbijania" wejść i wyjść, pozwalają pracownikom wskazać, nad jakim zleceniem akurat pracują,
moduły w systemach ERP (Enterprise Resource Planning): duże, zintegrowane systemy zarządzania firmą często mają moduły do zarządzania projektami i czasem pracy, łącząc te dane bezpośrednio z finansami, HR i innymi działami.

Rozwiązania cyfrowe znacząco usprawniają cały proces, zmniejszają ryzyko błędów i ułatwiają analizę danych oraz tworzenie raportów. Odpowiedzialność za prowadzenie i poprawność ewidencji czasu wykonywania zleceń zwykle rozkłada się na kilka osób lub działów w firmie:

Pracownicy: muszą rzetelnie i na bieżąco zapisywać czas poświęcony na swoje zadania, zgodnie z zasadami i przy użyciu firmowych narzędzi.
Kierownicy projektów / Menedżerowie zespołów: pilnują poprawności danych wprowadzanych przez zespół, sprawdzają zarejestrowany czas, akceptują karty czasu pracy i wykorzystują te informacje do zarządzania projektami.
Dział Kadr / Płac (HR/Payroll): chociaż głównie zajmują się ogólną ewidencją czasu pracy wymaganą przez prawo, mogą być zaangażowani, jeśli dane z ewidencji zleceń wpływają na płace (np. premie projektowe, rozliczanie nadgodzin związanych z konkretnym zleceniem). Dbają o zgodność z przepisami prawa pracy.
Dział Finansów / Kontrolingu: używają danych z ewidencji czasu zleceń do liczenia kosztów, analizy opłacalności, fakturowania klientów i planowania budżetu. Mogą określać, jak szczegółowe i dokładne mają być te dane.

Najważniejsze jest jasne określenie, kto za co odpowiada w wewnętrznych regulaminach firmy i zapewnienie odpowiednich szkoleń pracownikom i menedżerom.

Jakie są najczęstsze wyzwania przy wdrażaniu ewidencji czasu wykonywania zleceń?

Wprowadzenie i utrzymanie dobrego systemu ewidencji czasu pracy nad zleceniami może wiązać się z pewnymi trudnościami. Do najczęstszych problemów należą:

opór pracowników: niektórzy mogą odbierać śledzenie czasu jako brak zaufania, nadmierną kontrolę albo po prostu dodatkowy, irytujący obowiązek. Ważne jest, by dobrze wytłumaczyć, po co to robimy i jakie są korzyści (np. sprawiedliwe rozliczenia, lepsze planowanie),
dokładność i rzetelność danych: trzeba pilnować, żeby pracownicy zapisywali czas dokładnie i na bieżąco, a nie "na oko" pod koniec dnia czy tygodnia. Wymaga to dyscypliny i czasem odpowiednich narzędzi, np. timerów,
skomplikowane zadania i projekty: jeśli praca jest bardzo dynamiczna albo trudno przypisać ją do jednego zlecenia, precyzyjna ewidencja może być trudna,
wybór odpowiedniego narzędzia: znalezienie systemu, który jest funkcjonalny, łatwy w obsłudze i dobrze współpracuje z innymi firmowymi systemami, bywa wyzwaniem i może być kosztowne,
koszt wdrożenia i utrzymania: zakup programu, szkolenia i bieżący nadzór nad systemem generują koszty,
zbytnia biurokracja: jeśli system ewidencji jest zbyt skomplikowany, może zabierać pracownikom za dużo czasu, odciągając ich od właściwej pracy.

Aby wdrożenie się udało, potrzebne jest dobre planowanie, otwarta komunikacja, zaangażowanie szefostwa i wybór narzędzi, które faktycznie pasują do potrzeb firmy.

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Czym różni się ewidencja czasu wykonywania zlecenia od zwykłej ewidencji czasu pracy?

Ewidencja czasu wykonywania zlecenia skupia się na rejestrowaniu czasu poświęconego na konkretne zadania, a zwykła ewidencja czasu pracy rejestruje ogólny czas pracy pracownika.

Czy ewidencja czasu wykonywania zlecenia jest obowiązkowa?

Kodeks Pracy nie wymaga jej wprost, ale może być niezbędna ze względu na przepisy branżowe, umowy z klientami lub wewnętrzne potrzeby firmy.

Jakie korzyści daje prowadzenie ewidencji czasu wykonywania zlecenia?

Umożliwia precyzyjne kalkulowanie kosztów, usprawnia zarządzanie projektami i buduje transparentność w relacjach z klientami i pracownikami.

Jakie narzędzia można wykorzystać do ewidencji czasu wykonywania zlecenia?

Można korzystać z ręcznych kart czasu pracy, arkuszy kalkulacyjnych, dedykowanych programów do śledzenia czasu lub modułów w systemach do zarządzania projektami i ERP.